Люди руководствуются различными критериями, выбирая тот или иной продукт, услугу, подрядчика. Есть, конечно, в этом вопросе и субъективная сторона. Однако, когда речь заходит о том как выбрать систему управления учебным процессом, которая будет глубоко интегрироваться во все ключевые бизнес-процессы организации (в нашем случае – образовательной), целесообразнее заранее сформулировать систему критериев для оценки рассматриваемых кандидатов на внедрение.
Как показывает опыт, наиболее оптимальным в этой ситуации будет разбить все возможные критерии оценки информационной системы на несколько смысловых групп и назначить каждому критерию определённый вес (от 0,1 до 1), в зависимости от значимости данного критерия непосредственно для вашей образовательной организации. Оценку критерия делать по шкале от 0 до 10. При этом, как правило, выделяют следующие смысловые группы критериев для сравнения:
1. Функциональные возможности – включает перечень функциональных возможностей сравниваемых информационных систем с детализацией до отдельных (в особенности необходимых именно вашей образовательной организации) функций. Также оценивается наличие и степень проработанности пользовательской документации на продукт, частота её обновления, степень соответствия информационной системы действующему законодательству и нормативной базе в сфере образования.
2. Поддержка продукта – включает в себя критерии оценки степени и качества поддержки продукта со стороны разработчика: как часто выходят обновления и как быстро компания-разработчик реагирует на пожелания по доработке системы, как оперативно исправляет обнаруженные в системе ошибки, участвует ли в процессе внедрения, или просто поставляет продукт, а потом лишь обеспечивает техническую поддержку, как часто в продукте реализуются качественно новые функции / модули, количество реально действующих внедрений (не общее количество продаж продукта / задекларированных клиентов, а фактическое количество учебных заведений, где систему каждый день используют в работе и её использование даёт положительный эффект), является ли разработка системы – ключевым продуктом компании, или это – один из многих продуктов.
3. Эффективность вложения средств – включает в себя критерии оценки продукта с экономической точки зрения: стоимость базовой поставки лицензий, стоимость поэтапного внедрения (докупки лицензий), стоимость дополнительного оборудования, необходимого для внедрения системы, стоимость технической поддержки в год, стоимость внедрения продукта силами разработчиков, стоимость оплаты специалистов, необходимых для поддержки и обслуживания системы, средняя цена лицензии (соотношение между стоимостью и общим количеством выкупаемых лицензий).
4. Техническая реализация – включает в себя критерии оценки исключительно технологических характеристик информационной системы: список (количество) поддерживаемых операционных систем, список (количество) поддерживаемых СУБД, минимальные и оптимальные системные требования (процессор, объём оперативной памяти, объём дискового пространства), степень интеграции с офисными приложениями, степень интеграции со сторонним ПО, возможность доступа к системе через Internet, возможность самостоятельной доработки без привлечения разработчиков, наличие встроенных CASE-средств для расширения функциональности системы без вмешательства в исходный код, доступность исходного кода, наличие технической документации.
Пользоваться системой критериев оценки очень просто – формируем таблицу: в строках критерии, в столбцах сравниваемые информационные системы, на пересечении оценка по шкале от 0 до 10 (при необходимости – текстовые пометки). Для расчёта итогов по таблице нужно значение оценки каждого критерия умножить на его вес (по шкале от 0,1 до 1) и результаты сложить. Таким образом вы получите общую оценку всех сравниваемых систем, причём как количественную, так и качественную.
И напоследок несколько простых житейских советов, которые помогут вам сделать правильный выбор информационной системы для вашей образовательной организации:
1. Не уделяйте лишнего внимания бренду, т.к. бренд – это всего лишь красивый образ, создаваемый в сознании потребителя для того, чтобы склонить его в сторону покупки продукции конкретного производителя. Система, разработчиком которой является известная/крупная на ИТ-рынке компания, далеко не всегда решает поставленные перед ней задачи, не всегда удобна, не всегда надёжна. Даже у очень известных ИТ-компаний иногда бывают далеко не самые качественные продукты и примеров этому из мира ИТ очень много. Выбирайте не по бренду, а исходя из своих реальных потребностей и по описанной выше системе критериев.
2. Среда разработки – не главное. Разработчики системы конечно же будут вас убеждать, что их система разработана на самой современной и перспективной среде разработки, с использованием самых продвинутых технологий и языков программирования. Но поверьте – среда разработки имеет значение только для программиста, а пользоваться информационной системой будут не программисты, а обычные люди. И для них не важно, на чём разработана система – им важно, чтобы система решала их задачи, была простой в освоении и надёжной.
3. Дорого – не значит супер-пупер, дёшево – не значит хорошо. Хорошая вещь дешёвой не бывает, а бесплатный сыр всегда только в мышеловке. Ну вы меня поняли 🙂
4. Если вы думаете на счёт внедрения, то вспомните о треугольнике: дёшево-качественно-быстро. В случае с проектом внедрения информационной системы возможно сочетание лишь двух из трёх возможных, описанных выше, качеств проекта внедрения. Т.е. либо качественно и дёшево (но долго), либо дёшево и быстро (но некачественно), либо быстро и качественно (но дорого). На исключения даже не надейтесь – увы, но чудес не бывает.
5. Отзывы об информационной системе нужно собирать в комплексе – как с конечных пользователей системы, так и с технических специалистов, которые её обслуживают. Только такая, комплексная, оценка сможет сформировать более-менее целостный образ продукта. При этом, чем больше различных мнений о продукте вы услышите – тем лучше.
6. Если вы действительно хотите внедрить продукт, то никогда не выбирайте коробочные решения. Всё дело в том, что коробочные решения рассчитаны на широкий спектр образовательных организаций и не учитывают специфику конкретного образовательного учреждения. Поэтому внедрение коробочной информационной системы в крупных образовательных организациях зачастую невозможно без дорогостоящей доработки, так как каждая образовательная организация даже внутри одной отрасли имеет свою специфику в организации учебного процесса, и всё это многообразие процессов невозможно учесть в рамках одной информационной системы, «работающей из коробки».
7. Поинтересуйтесь историей создания продукта, узнайте кто автор предлагаемой вам информационной системы и работает ли он в компании-разработчике. В 99% случаев уход автора программного продукта из команды разработчиков делает дальнейшее качественное развитие продукта невозможным, а компания-разработчик продолжает поддерживать продукт не внося в него никаких существенных, с функциональной точки зрения, нововведений.
8. Количество “клиентов” / “продаж” / “пользователей” – категория виртуальная. Зачастую компании-разработчики начинают приводить аргументы в стиле: “а у нас вот 200 с лишним клиентов, поэтому берите у нас – не пожалеете”. Только реальность гораздо более сурова – система быть может и была поставлена в несколько сотен учебных заведений, но по факту реально используется только в 3-4, т.к. во всех остальных либо не смогли внедрить, либо не подошла, либо разработчик не достаточно оперативно реагирует на пожелания, либо много ошибок и так далее. Попросите разработчика предоставить полный список пользователей с телефонами контактных лиц. После этого случайным образом выберите не менее 10% из списка и прозвоните, спросите, используют ли они купленный продукт, какие проблемы есть, как разработчики их решают, и так далее. После посчитайте сколько % заявленных пользователей фактически не используют приобретённую информационную систему. Если эта цифра больше 30%, значит уже есть серьёзный повод задуматься. Итого – важно не количество, а “качество” пользователей
9. Самое сложное во внедрении информационной системы – замотивировать людей, т.е. конечных пользователей, использовать продукт. Привычки – штука упрямая и, если человек привык к определённой процедуре работы, то изменить его привычки бывает не так то просто. Очень много проектов внедрения действительно неплохих информационных систем не “взлетали” просто потому, что конечному пользователю продукт был “не нужен”, он не хотел его использовать, а потому всячески саботировал процесс его внедрения. В общем – человеческий фактор решает.
Руководитель компании “РУТ АйТи”, автор информационных систем
Андрей Девятых